Excel -  intre programul cu celule si numere si unealta manageriala

Vineri, 12 iunie 2015   

Mie mi se pare ca Excel-ul e ca limba engleza. Toata lumea zice ca stie pana trebuie sa puna mana sa faca ceva relativ banal. Un vlook-up de exemplu. 

Excel-ul e pana la urma o unealta. Cam ca un swiss army knife. Poti sa ai un briceag cu 18 tipuri de “dotari” si sa nu-l folosesti niciodata la altceva decat la a taia diferite chestii cu cutitul principal. Si e ok asa. Dar ar fi pacat sa ai de desfacut o sticla de vin, sa ai tirbuson la briceag si fie sa nu stii ca il ai, fie sa stii ca e acolo dar sa n-ai idee cum se foloseste. Mare pacat! 

Si asa, ajungem la functiile programului si la cum poate fi folosit in management. Merita mentionat ca de fapt, mana dreapta a managerului ar trebui sa fie specialistul in Excel si nu managerul. Dar cum unora le place metoda “hands on” nu voi face aici si acum o diferentiere. Si deci ce face managerul? Manageriaza. El e cel responsabil, cel ce trebuie sa aiba informatia completa si corecta si sa ia decizia buna. Preferabil de fiecare data. Problema e ca informatia nu vine de fiecare data in bucati digerabile imediat 

Sa luam exemplul unui sales manager. Are o echipa de oameni in subordine. Ei poate la randul lor au alte echipe de oameni care trebuie sa mearga din usa in usa, din firma in firma, din oras in oras si din judet in judet (ma opresc aici pana nu ajung la galaxii) si sa vanda produsul. Ei si oamenii astia trebuie sa vanda in cantitati cat mai mari, preferabil fara discount, deci cu adaos foarte mare. Tot ei trebuie sa atinga si niste targete (si sa se si stie daca le-au atins in timp real), sa raporteze ce au lucrat, sa si planifice ce vor lucra, sa viziteze x clienti pe cincinal si tot asa. Au niste masini care fac niste kilometri, ei au niste costuri si cel mai important, au niste comisioane de incasat. 

Managerul, acest super-erou al povestii noastre, trebuie sa le stie pe toate cele de mai sus, tot in timp real si sa se asigure ca totul merge struna. Daca super-eroul nostru e intr-o firma mare si moderna, cu ERP-uri performante si  CRM-uri sofisticate, atunci e un norocos. Cel mai probabil are un tablou de bord.  

Ce e un tablou de bord? E o reprezentare cat se poate de vizuala a business-ului pe care managerul il manageriaza. E o imagine cu o serie de grafice si diagrame care ii arata cum sta treaba. Acolo vede cat la suta e atins din target, cum sta cu cifra de afaceri, cum sta cu adaosul, cate vizite fac agentii, cum evolueaza costurile, care echipa merge mai bine, care trebuie incurajata, care e estimarea de final de luna etc. 

Nu zic ca-i usor (mai ales la inceput), dar astia sunt pasii: 

La urmatorul ciclu, se scot alte informatii brute din sistem si se reaplica automat pasii 4 si 7. Nu de alta dar alternativa e ca managerul sa primeasca niste mailuri cu arhive atasate care contin documente excel lungi si late, cu multe detalii si putine concluzii. Niciodata doar un mail ci de fiecare data mai multe si niciodata nu in acelasi timp.

Unde poti invata cum sa construiesti tabloul, sa primesti multe alte trucuri utile si sa primesti saculetii cu praf magic? Unul din locuri este Trainingul de MS Excel 17-18 mai 2017.  

Inscrie-te aici! 

Mihai Babici, Business Transformation Coordinator si MS Excel Trainer 

Agora Consulting

Gimini Cine ne recomanda Cum crestem Unde ne gasiti

Elements CMS V8.0

CMS Login